Znaczna część przedsiębiorców ma obowiązek nie tylko zaraportowania schematów podatkowych, ale również posiadania wewnętrznej procedury. Ten drugi obowiązek dotyczy znacznie szerszego kręgu podmiotów i może dotyczyć firm, które nie będą składały MDR-1 i MDR-3. Co więcej wiele firm powinno posiadać procedurę już od 1 stycznia 2019 r.
Kto powinien posiadać procedurę
Obowiązek posiadania procedury MDR dotyczy podmiotów, które łącznie spełniają następujące warunki:
- Są osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej,
- Przychody lub koszty ustalone na podstawie ksiąg rachunkowych przekroczyły 8 mln zł,
- Podmiot występuje w charakterze promotora, zatrudnia promotorów lub wypłaca im wynagrodzenie.
Wszystkie te warunki muszą być przy tym spełnione łącznie, a brak ziszczenia się któregokolwiek z nich wyłącza wymóg obowiązkowego posiadania procedury.
Przeanalizujmy więc szczegółowo poszczególne z nich.
Po pierwsze obowiązek posiadania procedury dotyczy osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej. Nie dotyczy on osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jednoosobowo. Do jej posiadania zobowiązane są natomiast m.in. spółki cywilne, spółki jawne, spółki z ograniczoną odpowiedzialności, spółki komandytowe, fundacje, stowarzyszenia, jednostki samorządowe i wiele innych.
Po drugie, przychody lub koszty ustalone na podstawie ksiąg rachunkowych przekroczyły 8 mln zł. Ustalając ten próg należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia:
- Przychody i koszty ustalane są na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych
W efekcie więc wymóg posiadania procedury nie dotyczy podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję dla celów zryczałtowanego podatku dochodowego. Ponadto w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe istotna jest wysokość przychodów lub kosztów bilansowych, a nie przychodów i kosztów w rozumieniu przepisów podatkowych. W niektórych przypadkach te wartości potrafią się od siebie istotnie różnić.
2. Rok na podstawie którego ustalane są przychody
Ustalając obowiązek posiadania procedury w danym roku uwzględnia się przychody i koszty z roku poprzedzającego dany rok obrotowy. A więc ustalając obowiązek posiadania procedury MDR w 2023 należy uwzględnić przychody i koszty z 2022 r. Trzeba jednak pamiętać, iż podmiot obowiązany do stosowania procedury w danym roku, ma obowiązek jej stosowania przez okres kolejno następujących po tym roku 3 lat obrotowych, nawet jeżeli w kolejnych latach przychody i koszty nie przekraczają granicy 8 mln zł
Po trzecie, obowiązek posiadania procedury dotyczy podmiotów, które występują w charakterze promotora, zatrudniają promotorów lub wypłacają im wynagrodzenie. W wielu publikacjach wskazuje się, iż obowiązek ten dotyczy tylko podmiotów, które zatrudniają zewnętrznych doradców. Naszym zdaniem ten pogląd jest błędy. Zdaniem Doroty Kosackiej, doradcy podatkowego, każdy podmiot może potencjalnie wystąpić w charakterze promotora lub będzie zatrudniać promotora lub faktycznie wypłaci mu wynagrodzenie. Bez stałego monitorowania możliwości występowania schematów i pełnionej przez podmiot roli nie można więc wykluczyć spełnienia tego warunku. Z ostrożności, podejmując decyzję o wprowadzeniu procedury, należy więc przyjąć, iż warunek ten jest spełniony.
Co zawiera procedura MDR?
Wewnętrzna procedura MDR (czyli procedura dotycząca przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku raportowania schematów podatkowych) obejmuje w szczególności:
- określenie czynności lub działań podejmowanych w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych
- środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych
- określenie zasad przechowywania dokumentów oraz informacji,
- określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów w zakresie MDR
- określenie zasad upowszechniania wśród pracowników tego podmiotu wiedzy z zakresu MDR
Działania te należy oczywiście dostosować do charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. Wewnętrzna procedura podlega akceptacji przez członków kadry kierowniczej wyższego szczebla danego podmiotu, w tym członków zarządu lub dyrektorów, którzy posiadają wiedzę z zakresu prawa podatkowego oraz podejmujących decyzje mające wpływ na ryzyko jego nieprzestrzegania przez kontrahentów będących korzystającymi.
Jakie są sankcje za niewprowadzenie lub niezastosowanie procedury?
Ustawa przewiduje w tym zakresie kare pieniężną, która może zostać nałożona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej na spółkę, w drodze decyzji – w wysokości do kwoty wynoszącej nawet 2 000 000 zł. Z kolei w przypadku, w którym przestępstwo skarbowe polegające na niedopełnieniu obowiązków wynikających z przepisów MDR zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu- przewidziana jest kara do wysokości nawet 10 000 000zł.