Ustawa o VAT nie wprowadza modyfikacji w kwestii terminów wystawiania i odbierania faktur. Niemniej jednak, po wprowadzeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, można się spodziewać pewnych zmian. Sprawdź, na co warto zwrócić uwagę.
1 lipca 2024 roku wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Niemniej jednak nie ulegną zmianie ani zasady powstania obowiązku podatkowego, ani terminy wystawiania faktur, ponieważ nowelizacja ustawy o VAT nie przewiduje modyfikacji w tym zakresie.
Zmieni się jednak sposób określania momentu wystawienia i odbioru e-faktury. Niektóre terminy oraz szczegóły umów mogą również wymagać uzgodnień z kontrahentami.
Termin wystawiania e-faktur
Pojawiają się liczne pytania. Przykładowo, jeśli sprzedawca wystawi fakturę w danym dniu, a ta pojawi się w systemie KSeF dopiero następnego dnia, to kiedy zostanie uznana za wystawioną?
Zasady dotyczące wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF są stosunkowo jasne. Fakturę ustrukturyzowaną uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Dlatego nie będzie możliwe anulowanie już przesłanego dokumentu, ponieważ zostanie on wprowadzony do obrotu prawnego. Ważne jest podkreślić, że faktura zostanie wystawiona dopiero wtedy, gdy zostaje skutecznie przekazana do KSeF.
E-fakturę zaś uważa się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF.
Istnieje jeszcze jedna ważna kwestia: e-faktura zostanie uznana za otrzymaną, niezależnie od tego, czy nabywca ją pobierze z KSeF, czy nie. Dlatego istotne będzie regularne sprawdzanie systemu KSeF, aby upewnić się, czy nie pojawiły się nowe dokumenty. W przypadku krótkich terminów płatności, zależnych od daty otrzymania faktury, istnieje ryzyko, że opóźnienie w pobraniu faktury może skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę w płatnościach.
Co, jeśli wystąpi awaria systemu?
W sytuacji wystąpienia awarii KSeF będą obowiązywać specjalne procedury, które odniosą się również do zasad wysyłki i odbierania faktur.
Jak tłumaczy Dorota Pokrop w wywiadzie dla „Business Insider”, w takim przypadku podatnik będzie generował plik XML zgodny ze schematem e-faktury (XML). Następnie fakturę będzie wizualizować, na przykład, w formie pliku PDF z umieszczonym specjalnym kodem QR. W ten sposób zgodnie z uzgodnieniami z nabywcą (np. poprzez e-mail), sprzedawca będzie mógł przekazać fakturę kupującemu.