Okres pandemii zapoczątkował wzrost popularności pracy zdalnej. Wiele firm do dziś pozostało przy tej formie wykonywania obowiązków przez pracowników. Duża skala rozpowszechnienia wskazanego zjawiska, która niewątpliwie będzie ulegać dalszemu rozrostowi, spowodowała potrzebę uregulowania zasad wykonywania takiej pracy na poziomie ustawowym.
W związku z powyższym opracowana została ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), na mocy której do Kodeksu Pracy wprowadzono definicję oraz zasady pracy zdalnej — w odniesieniu zarówno do pracodawców, jak i pracowników. Przepisy wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku.
Praca zdalna – definicja
Nowelizująca ustawa wprowadza legalną definicję pracy zdalnej, w myśl której jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Z brzmienia wskazanej definicji, wywnioskować można, że to, gdzie pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki musi być zawsze ustalone z pracodawcą, co uniemożliwia np. pracę w kawiarni czy też na wyjeździe.
Kiedy może zostać podjęta praca zdalna?
Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą co do wykonywania pracy zdalnej będzie mogło być zawarte zarówno wraz z podpisaniem umowy o pracę, jak i już w trakcie jej obowiązywania. Warto zaznaczyć, że z inicjatywą rozpoczęcia takiej formy współpracy będzie mógł wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik.
Praca zdalna: polecenie pracodawcy
Nowelizacja określa także dwa przypadki, w których pracodawcy przysługiwać będzie uprawnienie do polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, sytuacją taką będzie obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, a także okres, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Rozpoczęcie przez pracownika pracy zdalnej na podstawie takiego polecenia będzie musiało jednak każdorazowo zostać poprzedzone złożeniem przez niego oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Czy pracownik może wystąpić do pracodawcy o pracę zdalną?
Jak już wyżej wskazano, co do zasady praca zdalna będzie mogła odbywać się także na wniosek pracownika. Z reguły pozwolenie na taką formę wykonywania pracy zależne będzie od woli pracodawcy, jednakże w niektórych sytuacjach zostanie on ustawowo zobowiązany do udzielenia zgody na pracę zdalną, a będzie to miało miejsce w przypadku gdy wniosek taki złoży m.in. pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia czy też pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej określane będą w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy w danym zakładzie pracy nie funkcjonuje taka organizacja, pracodawca będzie określał zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Znowelizowany Kodeks Pracy wymienia elementy, które powinno zawierać porozumienie/regulamin, przy czym ustawodawca uregulował to w katalogu otwartym, pozostawiając przy tym duży zakres swobody w kształtowaniu jego zapisów, co pozwoli dostosować je do specyfiki działalności danego pracodawcy.
Obowiązki pracodawcy
Zaznaczenia wymaga, że w przypadku pracy zdalnej, podobnie jak w sytuacji wykonywania obowiązków w siedzibie pracodawcy, będzie on zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania. W praktyce najczęściej dotyczyć to może przede wszystkim zapewnienia pracownikowi sprzętu komputerowego i innych narzędzi, których wymaga dany rodzaj pracy np. słuchawek czy też mikrofonu.
Ponadto pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis oraz konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania lub pokryć niezbędne koszty związane z ww. czynnościami. Obowiązkiem pracodawcy będzie także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz Internetu, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Oprócz ww. kosztów, w niektórych sytuacjach pracodawca będzie zobowiązany też do uiszczenia niewymienionych w treści przepisów opłat – w przypadku gdy z danym rodzajem pracy zdalnej bezpośrednio związane będą inne wydatki, określone w regulaminie, porozumieniu bądź poleceniu pracodawcy.
W sytuacji, gdy pracownik będzie wykorzystywał do pracy np. swój własny komputer, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty z tego tytułu na jego rzecz ekwiwalentu.
Oprócz opisanych obowiązków to po stronie pracodawcy będzie leżało zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.
Praca zdalna okazjonalna
Znowelizowany Kodeks Pracy wprowadza także nową instytucję tzw. pracy zdalnej okazjonalnej. Rozwiązanie to pozwala pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnej „na żądanie”, przy czym nie zostały przewidziane żadne dodatkowe warunki, które winien wypełniać pracownik, by złożyć wniosek o taką pracę. Możliwość taka dostępna będzie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Z uwagi na incydentalny charakter takiej pracy, w czasie jej wykonywania na pracodawcy nie będą ciążyły obowiązki ponoszenia kosztów np. energii elektrycznej.
Podsumowanie
Przepisy dotyczące pracy zdalnej zastąpią funkcjonujący obecnie dział IIb Kodeksu Pracy regulujący zasady telepracy. Usystematyzowanie tego zagadnienia na poziomie ustawowym wydaje się rozwiązaniem potrzebnym, zwłaszcza z uwagi na coraz szybciej wzrastający postęp technologiczny, a co za tym idzie – coraz częstsze wybieranie pracy zdalnej zarówno przez pracowników, jak i pracodawców.