Compliance w spółce – nowy obowiązek zarządu!

 

Artykuł w skrócie:

Najważniejsze zmiany:

• • Nowy obowiązek – od 13 października 2022 r. wdrożenie systemu compliance w spółkach akcyjnych stało się wymogiem prawnym, a nie tylko dobrą praktyką.

  • Rola organów – rada nadzorcza ocenia skuteczność systemu, a zarząd odpowiada za jego wdrożenie i funkcjonowanie.

  • Ryzyko dla zarządu – brak systemu może skutkować odpowiedzialnością cywilną, administracyjną, a w niektórych przypadkach także karną.

  • Czym jest compliance – system zapewniający zgodność działalności spółki z prawem, regulacjami branżowymi i standardami etycznymi; pełni funkcję prewencyjną.

  • Należyta staranność – wdrożenie compliance pozwala zarządowi wykazać się należytą starannością, zaniedbania mogą być uznane za rażące niedbalstwo.

  • Elementy systemu – analiza ryzyk, procedury, mechanizmy kontroli wewnętrznej, system zgłaszania nieprawidłowości, bieżące monitorowanie i dokumentacja działań.

  • Znaczenie w sprawozdawczości – brak rzetelnych danych o ładzie korporacyjnym może prowadzić do odpowiedzialności karnej z ustawy o rachunkowości.

  • Orzecznictwo zagraniczne – niemieckie sądy od lat wskazują, że brak systemu compliance to naruszenie obowiązków zarządczych.

  • Praktyczna rola – compliance nie jest biurokracją, lecz narzędziem wspierającym zarząd w ograniczaniu ryzyk i podejmowaniu zgodnych z prawem decyzji.

  • Spółki z o.o. – mimo braku identycznego przepisu jak w spółkach akcyjnych, członkowie zarządu muszą działać z należytą starannością (art. 293 § 1 k.s.h.), a brak compliance może być uznany za niedopełnienie obowiązków.

---

Pełny artykuł:

Compliance w spółce – nowy obowiązek zarządu

Od 13 października 2022 r. wdrożenie systemu compliance w spółkach akcyjnych przestało być dobrą praktyką, a stało się wymogiem prawnym. Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych nałożyła na rady nadzorcze obowiązek oceny skuteczności i adekwatności systemów zarządzania zgodnością. W praktyce oznacza to, że zarząd – jako organ odpowiedzialny za prowadzenie spraw spółki – musi zadbać o wdrożenie realnie działającego systemu compliance. Brak takich działań może skutkować odpowiedzialnością cywilną, administracyjną, a w określonych przypadkach również karną.

Compliance to zorganizowany system, którego celem jest zapewnienie zgodności działalności spółki z przepisami prawa, regulacjami branżowymi i standardami etycznymi. Pełni on funkcję prewencyjną, ograniczając ryzyko wystąpienia naruszeń i chroniąc interesy spółki, jej zarządu oraz interesariuszy. Dla członków zarządu to również sposób na wykazanie dochowania należytej staranności – obowiązku wynikającego z art. 377¹ § 1 k.s.h. Zaniedbania w tym zakresie mogą zostać uznane za rażące niedbalstwo, co wiąże się z osobistą odpowiedzialnością za ewentualne szkody.

Skuteczny system compliance powinien obejmować analizę ryzyk prawnych i regulacyjnych, opracowanie procedur, mechanizmy kontroli wewnętrznej oraz system zgłaszania nieprawidłowości. Niezwykle istotne jest także jego bieżące monitorowanie i udokumentowanie funkcjonowania – co ma szczególne znaczenie podczas kontroli, audytów lub sporów korporacyjnych. Obowiązek ten znajduje również odzwierciedlenie w sprawozdawczości finansowej i niefinansowej – brak rzetelnych danych dotyczących ładu korporacyjnego może prowadzić do odpowiedzialności karnej z ustawy o rachunkowości.

Warto dodać, że orzecznictwo niemieckie od lat wskazuje na konieczność wdrożenia systemów compliance jako elementu prawidłowego zarządzania. Sądowe decyzje potwierdzają, że członkowie zarządu odpowiadają nie tylko za działania sprzeczne z prawem, ale również za zaniechania organizacyjne – w tym niewprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznych.

Z perspektywy praktycznej, dobrze zaprojektowany system compliance nie jest jedynie biurokratycznym dodatkiem. To realne wsparcie zarządu w identyfikowaniu ryzyk, podejmowaniu zgodnych z prawem decyzji oraz zabezpieczaniu spółki przed sankcjami. Dla zarządów spółek akcyjnych to dziś jeden z kluczowych filarów odpowiedzialnego prowadzenia działalności i element minimalizowania osobistego ryzyka prawnego.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Kodeks spółek handlowych nie zawiera przepisu tożsamego z art. 382 § 3¹ pkt 2 k.s.h., który odnosi się do odpowiedzialności rady nadzorczej w spółce akcyjnej. Mimo to, członkowie zarządu sp. z o.o. są zobowiązani do działania z należytą starannością, co wynika z art. 293 § 1 k.s.h. W praktyce, szczególnie w dużych organizacjach, podmiotach funkcjonujących w ramach grup kapitałowych lub podlegających ścisłym regulacjom branżowym, brak odpowiednich mechanizmów compliance może zostać uznany za niedopełnienie obowiązków zarządczych. Pojęcie należytej staranności nie odnosi się bowiem bezpośrednio do formy prawnej spółki, ale raczej do poziomu profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od osób pełniących funkcje kierownicze.

W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy do kontaktu:

e-mail: biuro@dbopolska.pl 

tel: 533 454 699, 732 666 306