Jawność wynagrodzeń — co obowiązuje pracodawców dziś, a co dopiero wejdzie w drugim etapie

Wdrożenie unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń rozłożono w Polsce na dwa etapy. Etap rekrutacyjny obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku i dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych. Etap drugi — raportowanie luki płacowej i sankcje — pozostaje na dzień 5 sierpnia 2026 roku projektem ustawy.

Co obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku

Zmiany weszły do Kodeksu pracy i dotyczą etapu poprzedzającego zatrudnienie. Nie zależą od wielkości firmy — obejmują każdego pracodawcę prowadzącego rekrutację.

• Informacja o wynagrodzeniu przed rozmową — kandydat ma poznać wysokość wynagrodzenia lub jego przedział, czyli tak zwane widełki płacowe.
• Zakaz pytania o wysokość wynagrodzenia u poprzednich pracodawców.
• Neutralność płciowa ogłoszenia — treść ogłoszenia i nazwa stanowiska nie mogą sugerować preferowanej płci kandydata.

W praktyce najwięcej problemów sprawia trzeci punkt, bo dotyczy utrwalonych nazw stanowisk, oraz drugi — pytanie o dotychczasowe zarobki bywa elementem standardowego formularza rekrutacyjnego albo skryptu rozmowy telefonicznej.

Warto przejrzeć nie tylko szablony ogłoszeń, ale też ankiety aplikacyjne w systemach rekrutacyjnych i materiały używane przez agencje pracy działające w imieniu pracodawcy.

Widełki płacowe w ogłoszeniu — jak je skonstruować

Przepis wymaga podania wynagrodzenia albo jego przedziału. Nie precyzuje jednak, jak szeroki może być przedział — a to właśnie tam powstaje ryzyko zarzutu obejścia obowiązku.

1. Oprzyj przedział na kryteriach, które da się nazwać: doświadczenie, zakres odpowiedzialności, poziom kompetencji. Muszą być takie same dla wszystkich kandydatów na dane stanowisko.
2. Wskaż, czy chodzi o kwotę brutto czy netto i o jaką podstawę zatrudnienia — umowa o pracę, zlecenie, kontrakt.
3. Rozdziel część stałą od zmiennej. Premia uznaniowa podana łącznie z podstawą zaciemnia obraz i utrudnia późniejsze porównania.
4. Zapisz uzasadnienie przedziału. W razie sporu to pracodawca wykazuje, że różnica wynika z obiektywnych kryteriów.

Dobrą praktyką jest powiązanie widełek z wewnętrzną siatką stanowisk. Dzięki temu firma jest przygotowana także na drugi etap, w którym wartościowanie stanowisk ma stać się obowiązkiem.

Drugi etap — co jest w projekcie, a czego jeszcze nie ma

To najczęściej mylona część tematu. W obiegu funkcjonuje przekaz, że „od czerwca 2026 obowiązuje raportowanie luki płacowej". Termin 7 czerwca 2026 roku to jednak data, do której Polska miała wdrożyć dyrektywę, a nie data wejścia w życie krajowych przepisów.

Projekt przewiduje sześciomiesięczne vacatio legis liczone od ogłoszenia ustawy. Oznacza to, że pełen zestaw obowiązków realnie zacznie działać dopiero po tym okresie — a nie z datą wynikającą z dyrektywy.

Praktyczny wniosek dla firm: nie ma dziś obowiązku raportowania luki płacowej, ale jest czas na przygotowanie danych. Firmy, które zaczną wartościowanie stanowisk po uchwaleniu ustawy, nie zdążą w sześć miesięcy.

Odwrócony ciężar dowodu — największa zmiana dla pracodawcy

Sercem dyrektywy nie są raporty, tylko reguła dowodowa. W sporze o dyskryminację płacową to pracodawca ma wykazać, że różnica w wynagrodzeniu wynika z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów — a nie pracownik, że jest dyskryminowany.

Konsekwencja jest organizacyjna, nie prawna. Obrona wymaga dokumentacji stworzonej wcześniej: opisów stanowisk, kryteriów awansu, zasad przyznawania premii i zapisu decyzji płacowych wraz z uzasadnieniem. Odtworzenie tego po latach zwykle się nie udaje.

Projekt przewiduje też mechanizm reakcji na lukę płacową sięgającą co najmniej 5% w danej kategorii pracowników, jeżeli nie da się jej wyjaśnić obiektywnymi kryteriami — z obowiązkiem pogłębionej oceny wynagrodzeń i działań naprawczych.

Jak przygotować firmę, zanim wejdzie drugi etap

Kolejność ma znaczenie: bez wartościowania stanowisk nie da się policzyć luki płacowej w sposób, który cokolwiek znaczy.

1. Opisz i zwartościuj stanowiska według jednolitych kryteriów — to fundament wszystkich kolejnych kroków.
2. Policz lukę płacową na własne potrzeby, żeby wiedzieć, gdzie są różnice, zanim zapyta o nie pracownik lub organ.
3. Przejrzyj umowy i regulaminy pod kątem klauzul zakazujących ujawniania wynagrodzenia.
4. Uporządkuj zasady premiowania — premia uznaniowa bez kryteriów jest najtrudniejsza do obrony.
5. Zaktualizuj szablony ogłoszeń i ankiet rekrutacyjnych oraz przeszkol osoby prowadzące rozmowy.
6. Zaplanuj obieg danych o wynagrodzeniach zgodnie z zasadami ochrony danych — zobacz wdrożenie RODO.

Przegląd dokumentacji kadrowej pod kątem obu etapów prowadzimy w ramach obsługi pracodawców w prawie pracy.

Gdzie najczęściej powstaje ryzyko sporu

Ryzyko rzadko bierze się ze złej woli. Najczęściej wynika z historycznych decyzji płacowych, których nikt nigdy nie uzasadnił na piśmie.

• Różnice płacowe z rekrutacji sprzed lat — dwie osoby na tym samym stanowisku zatrudnione w różnych warunkach rynkowych.
• Powrót z urlopu rodzicielskiego i pominięcie w podwyżkach ogólnofirmowych.
• Premia uznaniowa bez kryteriów, przyznawana decyzją przełożonego.
• Dodatki i benefity poza podstawą, które faktycznie różnicują wynagrodzenie, a nie są nigdzie opisane.
• Równoległe zatrudnienie na B2B przy tych samych obowiązkach — obok kwestii płacowej pojawia się ryzyko ustalenia stosunku pracy oraz sporu ze Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Każdy z tych punktów da się obronić — pod warunkiem, że kryterium było zapisane wcześniej. Audyt dokumentacji i reprezentację przed sądem pracy prowadzą u nas radcowie prawni i adwokaci specjalizujący się w obsłudze pracodawców.

Jeśli chcesz sprawdzić gotowość firmy, zobacz zakres wsparcia w obszarze prawa pracy w Białymstoku oraz reprezentację w sporach i postępowaniach.

Najczęstsze pytania