W dniu 8 lipca 2026 r. weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, która wyposażyła PIP w nowe kompetencje dotyczące kontroli umów cywilnoprawnych, w szczególności w sytuacjach, gdy sposób wykonywania danej umowy w rzeczywistości wskazuje na istnienie stosunku pracy.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność zwrócenia większej uwagi nie tylko na treść zawieranych umów, ale przede wszystkim na faktyczny model współpracy z osobami zatrudnionymi na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło czy kontraktów B2B.
Istotna jest praktyka, nie nazwa umowy
Po wejściu w życie nowych przepisów inspektorzy pracy mogą badać, jak współpraca wygląda w rzeczywistości. Samo nazwanie umowy cywilnoprawną nie jest już wystarczające, jeżeli sposób wykonywania obowiązków odpowiada stosunkowi pracy.
Podczas kontroli szczególne znaczenie mogą mieć takie elementy jak:
- podporządkowanie osoby wykonującej pracę,
- wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę,
- obowiązek osobistego świadczenia pracy,
- powtarzalność, ciągłość i regularność czynności,
- podobieństwo warunków pracy do warunków pracowników etatowych.
Umowy cywilnoprawne powinny opierać się na większej samodzielności wykonawcy oraz równorzędności stron. Istotna jest swoboda co do sposobu wykonywania umowy, a w określonych przypadkach również możliwość posłużenia się zastępcą. Jeżeli jednak w praktyce współpraca będzie wykonywana jak praca etatowa, same postanowienia umowne o braku podporządkowania mogą okazać się niewystarczające.
Kiedy ryzyko jest większe?
Szczególną uwagę PIP zwraca na sytuacje, w których umowy cywilnoprawne są zawierane cyklicznie, długotrwale i dotyczą zadań wykonywanych stale, w ramach normalnej działalności firmy.
Większe ryzyko pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej wykonuje takie same lub bardzo podobne obowiązki jak pracownicy etatowi, w tym samym miejscu, w podobnych godzinach i pod bieżącym nadzorem przełożonych.
Jak wygląda kontrola PIP?
Kontrola polega przede wszystkim na porównaniu treści umowy z rzeczywistym sposobem jej wykonywania. PIP może analizować nie tylko same umowy, ale również m.in. korespondencję mailową, instrukcje, harmonogramy, rejestry czasu pracy, logowania do systemów, dokumenty dotyczące organizacji pracy oraz zeznania osób wykonujących pracę.
Jeżeli w wyniku kontroli okaże się, że dana osoba pracuje w warunkach typowych dla stosunku pracy, PIP będzie mógł podjąć dalsze działania.
Pierwszym etapem ma być polecenie usunięcia naruszeń albo dostosowania sposobu wykonywania umowy do jej cywilnoprawnego charakteru. Jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, Okręgowy Inspektor Pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną ustalającą istnienie stosunku pracy.
Decyzja taka ma co do zasady działać na przyszłość. W przypadku konieczności ustalenia istnienia stosunku pracy za wcześniejszy okres Okręgowy Inspektor Pracy może wystąpić z powództwem do sądu. Może to mieć znaczenie nie tylko pracownicze, ale również podatkowe i składkowe.
Wyższe sankcje i interpretacje przepisów
Nowelizacją podwyższono także sankcje za naruszenia przepisów dotyczących zatrudnienia, w tym wzrost minimalnej wysokości mandatu oraz wyższe górne granice kar nakładanych w postępowaniu wykroczeniowym.
Nowym rozwiązaniem jest także możliwość wystąpienia do Głównego Inspektora Pracy z wnioskiem o wydanie interpretacji przepisów. Jej praktyczna wartość będzie jednak zależała od rzetelnego przedstawienia stanu faktycznego. Jeżeli opis we wniosku nie będzie odpowiadał rzeczywistości, interpretacja nie zabezpieczy podmiotu w razie kontroli.
Co powinny zrobić firmy?
Celem zmian nie jest likwidacja umów cywilnoprawnych, ale ograniczenie nadużyć polegających na stosowaniu takich umów w sytuacjach, gdy praca jest faktycznie wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.
W związku z wprowadzonymi zmianami warto przeprowadzić wewnętrzny audyt zawartych umów cywilnoprawnych. Audyt powinien obejmować nie tylko analizę treści umów, ale także ocenę faktycznego sposobu współpracy, w szczególności pod kątem podporządkowania, ciągłości pracy, osobistego świadczenia obowiązków oraz miejsca i czasu ich wykonywania.
Jak możemy pomóc?
W ramach naszej praktyki wspieramy klientów w ocenie ryzyk związanych ze stosowaniem umów cywilnoprawnych oraz w przygotowaniu organizacji na ewentualne kontrole Państwowej Inspekcji Pracy. W ramach naszych usług oferujemy:
- analizę zawartych umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia, umów o dzieło oraz kontraktów B2B pod kątem ryzyka ich przekwalifikowania jako stosunku pracy,
- ocenę faktycznego sposobu wykonywania współpracy, w szczególności pod kątem podporządkowania, miejsca i czasu pracy, osobistego świadczenia usług oraz podobieństwa do warunków pracy pracowników etatowych,
- przygotowanie rekomendacji dotyczących dostosowania treści umów oraz modelu współpracy do ich cywilnoprawnego charakteru,
- wsparcie w przeprowadzeniu wewnętrznego audytu oraz przygotowaniu dokumentacji na potrzeby ewentualnej kontroli PIP,
- reprezentację w toku kontroli PIP oraz w postępowaniach administracyjnych i sądowych dotyczących ustalenia istnienia stosunku pracy.
W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy do kontaktu:
Tel. 533 454 699, 732 666 306
Adres e-mail: biuro@dbopolska.pl